Les catégories de transactions permettent à votre comptable de comprendre la nature de chacune de vos opérations et d'en tirer les bonnes conséquences comptables et fiscales ✅. Une bonne catégorisation contribue à la précision de votre déclaration de TVA, à la lisibilité de votre trésorerie et à la fluidité de la préparation de votre bilan par votre comptable. Qonto suggère automatiquement une ou plusieurs catégories pour vos transactions et vos justificatifs — vous pouvez la modifier à tout moment, jusqu'au moment de déclaration de TVA par votre comptable. Cette fonctionnalité est disponible depuis 💻 l'application web & mobile Qonto.
À quoi servent les catégories de transactions ?
Les catégories remplissent trois rôles essentiels dans votre suivi comptable et financier :
- Comprendre vos flux financiers : chaque catégorie est associée à un type d'opération (entrée ou sortie d'argent), ce qui permet d'avoir une lecture claire et cohérente de votre activité.
- Alimenter votre module de trésorerie : les catégories de transactions sont les mêmes que celles utilisées dans le module de gestion de trésorerie de Qonto — une catégorisation précise améliore directement la qualité de vos projections financières.
- Faciliter la préparation comptable et la déclaration de TVA : les catégories contribuent à l'estimation de l'impact TVA de vos opérations. En préparation de votre déclaration, il vous sera demandé de compléter toute catégorie manquante.
Qui choisit la catégorie d'une transaction ?
La catégorisation peut intervenir à trois niveaux :
- Qonto : lorsque les informations disponibles le permettent, une catégorie ou plusieurs catégories sont suggérées automatiquement pour vos transactions et vos justificatifs (factures, reçus).
- Vous : vous pouvez ajuster la catégorie suggérée ou compléter les catégories manquantes à tout moment, jusqu'à la vérification par votre comptable, qui procède à les verrouiller lors qu’il effectue la déclaration de TVA.
- Votre comptable : dans le cadre de la préparation comptable ou fiscale, votre comptable peut vérifier et ajuster les catégories si nécessaire.
☝️ La liste des catégories disponibles est fixe — il n'est pas possible d'en ajouter ou d'en supprimer.
Puis-je modifier la catégorie d'une transaction ?
Oui, vous pouvez modifier la catégorie d'une transaction ou d'un justificatif à tout moment, tant que les éléments concernés n'ont pas été vérifiés et verrouillés par votre comptable en vue de la déclaration de TVA.
Une fois la déclaration de TVA effectuée, la catégorie ne peut plus être modifiée de votre côté. Si une correction s'avère nécessaire après verrouillage, contactez votre comptable directement depuis votre espace Qonto Comptabilité.
Puis-je utiliser plusieurs catégories pour une même transaction ?
Oui, il est possible de répartir une transaction entre plusieurs catégories si elle couvre plusieurs types de dépenses ou de revenus. Pour cela, deux règles s'appliquent :
- La somme des montants répartis entre les catégories doit correspondre exactement au montant total de la transaction.
- Chaque catégorie choisie doit correspondre à la nature réelle de la portion de dépense ou de revenu concernée.
Que se passe-t-il si un justificatif est associé à ma transaction ?
Lorsqu'un justificatif (facture ou reçu) est lié à une transaction, les deux partagent automatiquement les mêmes catégories. Toute modification de la catégorie sur l'un est répercutée sur l'autre, afin de garantir une vision cohérente de vos opérations dans Qonto Comptabilité.
Que faire si aucune catégorie ne correspond à mon opération ?
Si aucune catégorie ne semble correspondre exactement à votre opération, choisissez celle qui décrit le mieux la nature de la dépense ou du revenu. Il vaut mieux une catégorie approximative qu'une catégorie absente — votre comptable pourra la vérifier et l'ajuster si nécessaire lors de la préparation comptable.
En cas de doute, n'hésitez pas à poser la question directement à votre comptable. Choisir une catégorie cohérente avec la nature de l'opération — notamment en distinguant bien les entrées et les sorties d'argent — est essentiel pour la fiabilité de votre trésorerie et de votre comptabilité.